Política de Privacidad

La presente Política de Privacidad describe el tratamiento de datos personales que se realiza a través del Servicio Transcriptor Literal (en adelante, “Translit”), en cumplimiento del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD) y demás normativa aplicable.

1. Responsable del tratamiento

• Responsable: David Tovar Gonzálvez
• NIF: 48586366Q
• Domicilio: Avenida Les Penyetes, 54 · 46149 Gilet (Valencia), España
• Correo electrónico: soporte@eduplay365.com
• Marca comercial: Eduplay365

Eduplay365 no está obligada a designar un Delegado de Protección de Datos (DPD) conforme al artículo 37 del RGPD, dada su naturaleza y volumen de tratamiento.

2. Doble rol del responsable

2.1. Datos del usuario profesional

Cuando un profesional se registra y utiliza el Servicio, Eduplay365 trata sus datos personales en calidad de Responsable del tratamiento.

2.2. Datos contenidos en los audios y vídeos subidos

Los archivos de audio y vídeo pueden contener datos personales de terceros (alumnos, pacientes, menores). Respecto a estos datos, Eduplay365 actúa como Encargado del tratamiento, siendo el profesional usuario el Responsable.

3. Datos que se tratan

3.1. Datos del usuario profesional

• Identificativos: nombre y apellidos y correo electrónico. Si los facilita al solicitar el acceso, también profesión, centro de trabajo y comunidad autónoma.
• Credenciales: contraseña cifrada (Firebase Authentication).
• Datos de uso: identificadores de sesión, transcripciones, fecha y hora de uso, identificador de alumno o caso.
• Datos técnicos: tokens procesados, coste estimado y duración del archivo.
• Datos de consumo: minutos transcritos, saldo de horas disponible y organización a la que pertenece el usuario, si procede.
• Peticiones de horas: número de horas solicitadas, el motivo breve que escriba el usuario, fechas y resultado. Las recibe la persona responsable de su organización o, si no pertenece a ninguna, Eduplay365. El formulario pide expresamente no incluir datos de pacientes.
• Registros de acceso: fecha, hora y tipo de evento (art. 32 RGPD) y, cuando se escucha, se descarga o se borra un audio conservado, la transcripción a la que corresponde.
• Registro de aceptaciones: la versión de la Política de Privacidad y de los Términos aceptada al registrarse y en cada actualización, y la constancia de que el profesional ha declarado disponer del consentimiento informado de las familias, todo ello con su fecha.

3.2. Datos contenidos en los archivos de audio y vídeo

• Grabaciones de voz (MP3, WAV, M4A, MP4, MOV, AVI, WMV, 3GP, WebM), máximo 2 GB por archivo.
• Contenido del habla, que puede incluir datos personales identificativos o sensibles.

Los archivos no se almacenan de forma permanente. Se procesan en infraestructura de Google Cloud en suelo europeo y se eliminan inmediatamente tras la transcripción. La única excepción son las grabaciones hechas con el grabador de la propia aplicación (sesiones y reuniones; nunca los archivos subidos) cuando el usuario marca, en esa grabación, la casilla de conservarla, que está desmarcada por defecto: el audio se guarda 7 días para que pueda escucharlo o descargarlo desde el historial si lo necesita, y después se borra automáticamente. El usuario puede borrarlo antes desde el historial, y también se borra al borrar la transcripción o la cuenta. Desde la aplicación solo accede a él el mismo usuario.

Mientras se graba con la aplicación, el audio se copia también en el propio navegador del dispositivo, para no perderlo si la página se cierra o la grabación se interrumpe (por ejemplo, por una llamada). La aplicación solo la ofrece a la misma cuenta, y la copia se borra al transcribir o descartar la grabación y al cerrar la sesión desde la aplicación; si queda alguna de más de 48 horas, se borra la próxima vez que se abre Translit en ese navegador. El usuario puede descargar su grabación en su dispositivo; a partir de ese momento la custodia de ese archivo le corresponde a él, y la aplicación le recuerda que lo guarde en un espacio seguro de su centro y no en dispositivos personales ni en aplicaciones de mensajería.

3.3. Datos de navegación en la web pública

Para medir cuánta gente visita translit.eduplay365.com se tratan datos agregados de navegación: páginas vistas, ubicación aproximada (país y, en su caso, región o ciudad), tipo de dispositivo, navegador y página de procedencia. No se instalan cookies, no se identifica a ningún visitante y no se elabora ningún perfil. Esta medición no se aplica dentro de la aplicación: las pantallas de trabajo con transcripciones quedan fuera.

4. Finalidades del tratamiento

• Prestar el servicio de transcripción automática y, en el modo reunión, la traducción automática de la transcripción.
• Gestionar el acceso y autenticación.
• Almacenar el historial de transcripciones.
• Registrar la actividad con fines de seguridad y auditoría.
• Atender consultas y reclamaciones.
• Cumplir con obligaciones legales.
• Conservar bloqueados, tras la baja, los datos mínimos para atender posibles responsabilidades derivadas del tratamiento (art. 32 LOPDGDD).

5. Base jurídica

• Ejecución del contrato (art. 6.1.b RGPD).
• Consentimiento explícito (art. 6.1.a RGPD) para el tratamiento de los audios.
• Interés legítimo (art. 6.1.f RGPD) para los registros de seguridad.
• Cumplimiento de obligaciones legales (art. 6.1.c RGPD).

6. Datos de menores

El Servicio está dirigido exclusivamente a profesionales mayores de edad. Eduplay365 no recoge ni trata directamente datos personales de menores.

Dado que las grabaciones pueden contener voces de menores, el usuario profesional garantiza expresamente, mediante la aceptación de los Términos de Uso, que dispone de la autorización previa de los titulares de la patria potestad o tutela para tratar los datos de los menores.

La responsabilidad sobre la obtención y conservación de dichos consentimientos recae íntegramente en el usuario profesional.

7. Encargados del tratamiento

Translit utiliza los siguientes encargados del tratamiento. El tratamiento de los archivos de audio y de las transcripciones se realiza integramente en suelo europeo. Algunos servicios auxiliares implican transferencias internacionales, indicadas en la tabla:

Las transferencias internacionales indicadas se amparan en el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. y en las Cláusulas Contractuales Tipo aprobadas por la Comisión Europea. Los archivos de audio y las transcripciones no son objeto de transferencia internacional.

8. Conservación de los datos

• Audios subidos o grabados: se eliminan inmediatamente tras el procesamiento (máx. 24 horas), salvo la excepción siguiente.
• Audio grabado con la aplicación (sesiones y reuniones): solo si el usuario marca, en esa grabación, la casilla de conservarlo, 7 días; después se borra automáticamente. Se borra antes si el usuario lo pide desde el historial o si borra la transcripción, y la baja también lo borra si todavía no se había borrado.
• Transcripciones: mientras la cuenta esté activa o hasta que el usuario las elimine. Tras la baja, se borran definitivamente a los 7 días (apartado 8.1).
• Datos de cuenta: mientras la cuenta esté activa. Tras la baja, solo una ficha mínima, bloqueada durante 3 años (apartado 8.1).
• Registros de acceso: un máximo de 24 meses, con fines de seguridad y auditoría.

8.1. Baja de la cuenta

El usuario puede darse de baja en cualquier momento desde «El meu compte», dentro de la propia aplicación, o pedirlo escribiendo a soporte@eduplay365.com.

Siete días para recuperarla. La cuenta se desactiva en el mismo momento: ya no se puede entrar y se cierran las sesiones abiertas. Durante 7 días los datos se conservan sin utilizarse para nada, por si la baja ha sido un error o no la ha pedido el titular de la cuenta; en ese plazo, escribiendo a soporte@eduplay365.com, la cuenta se recupera tal como estaba. Pasados los 7 días se borran definitivamente la cuenta de acceso, las transcripciones, las carpetas, los audios que tuviera guardados, la solicitud de alta y las peticiones de horas, y se cancelan las invitaciones pendientes. Si el usuario lo pide, el borrado definitivo puede hacerse de inmediato.

Tras el borrado definitivo solo subsisten:

• Los datos de consumo (minutos por mes), que se conservan anonimizados, sustituyendo el correo electrónico por una referencia genérica, para que sigan cuadrando las cuentas del servicio.
• Los registros de acceso, durante el plazo máximo indicado arriba, por seguridad.
• Datos bloqueados durante 3 años (art. 32 de la Ley Orgánica 3/2018): una ficha mínima con el correo, el nombre, las fechas de alta y de baja, la versión de estos textos que se aceptó y si se aceptaron comunicaciones, y los registros de la declaración de consentimiento, que son la prueba de que el profesional declaró disponer de la autorización de las familias. No contienen ninguna transcripción ni ningún dato de los pacientes. Se guardan apartados, no se utilizan para nada y solo pueden ponerse a disposición de jueces y tribunales, del Ministerio Fiscal o de las administraciones públicas competentes, en particular de la Agencia Española de Protección de Datos, para atender posibles responsabilidades derivadas del tratamiento. Pasados los 3 años se destruyen.

Si el usuario pertenece a una organización, las transcripciones realizadas con la bolsa de horas de esa organización se traspasan a la persona responsable de la organización en el momento del borrado definitivo, porque son datos clínicos de los pacientes de la organización y no del profesional. Quien sea el único responsable de una organización no puede darse de baja sin nombrar antes a otra persona responsable.

9. Derechos de las personas

Buena parte de estos derechos puedes ejercerlos por ti mismo, sin pedir permiso a nadie: desde «El meu compte» ves los datos asociados a tu cuenta y puedes eliminarla por completo, y desde el historial puedes consultar, descargar y borrar tus transcripciones.

Para cualquier otro derecho —acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación, portabilidad y a no ser objeto de decisiones automatizadas— escribe a soporte@eduplay365.com indicando cuál quieres ejercer. Responderemos en el plazo máximo de un mes. Solo pediremos datos adicionales para acreditar tu identidad si hay dudas razonables sobre quién hace la solicitud, y en ningún caso conservaremos copia de tu documento de identidad.

Tienes derecho a presentar reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es) si consideras que el tratamiento no se ajusta a la normativa.

10. Medidas de seguridad

Eduplay365 ha implementado medidas técnicas y organizativas apropiadas: HTTPS/TLS, cifrado AES-256 en reposo, autenticación Firebase, lista blanca de usuarios aprobados, prompt logging desactivado en el modelo de IA, eliminación automática de audios y registros de auditoría.

La sesión se cierra automáticamente tras 30 minutos sin actividad, con un aviso previo, para proteger el acceso en ordenadores compartidos de centros educativos y clínicas. El cierre se calcula con la hora real: si el ordenador ha estado suspendido, la sesión ya está cerrada al volver.

11. Modificaciones

Esta Política puede ser modificada para adaptarla a cambios legislativos u operativos. Los cambios sustanciales obligarán al usuario a aceptar la nueva versión antes de continuar utilizando el Servicio.